Privacyverklaring Tracebuzz

Tracebuzz is gevestigd aan Randstad 21 30, 1314 BM Almere

Tracebuzz is een online webcare tool gericht op het verlenen van klantcontact. Tracebuzz bevat een online zoekmachine waarmee openbare data van bronnen als social media, blogs, nieuwssites en fora wordt doorzocht. Tracebuzz kan in opdracht van haar klanten deze tool inzetten en openbare bronnen doorzoeken naar informatie die specifiek gericht is op deze klanten. Dit gebeurt door de openbare bronnen te doorzoeken aan de hand van de bedrijfsnaam van de klant.

Onze klanten gebruiken deze openbare data voor hun eigen dienstverlening. Tracebuzz verzamelt enkel in opdracht van de klant deze data en gebruikt deze zelf niet. Tracebuzz heeft daarom de rol van verwerker en de klanten van Tracebuzz zijn de verwerkingsverantwoordelijke. De klant kiest welke informatie zij van Tracebuzz wil ontvangen, maar ook hoe zij deze data vervolgens wil inzetten. In deze privacyverklaring kan je lezen hoe Tracebuzz omgaat met de verwerking van persoonsgegevens. Tracebuzz heeft daarnaast afspraken met haar klanten gemaakt over de omgang met persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 10 oktober 2019.

Verzameling persoonsgegevens door Tracebuzz

Tracebuzz verzamelt als verwerker, in opdracht van haar klanten openbare data van personen die actief zijn op internet. Deze data kan persoonsgegevens bevatten. De bronnen waar Tracebuzz deze data vandaan haalt zijn sociale media, blogs en andere platformen waar gebruikers actief informatie delen op internet.

Met deze gegevens kunnen klanten bijvoorbeeld achterhalen wat er in het openbaar over hun merk wordt geschreven en/of kunnen ze mogelijke klachten oplossen. Tevens worden persoonsgegevens verzameld via de software die Tracebuzz aanbiedt aan haar klanten om communicatie mogelijk te maken met de gebruikers. Hierbij worden via de softwareinformatie gegevens verzameld over de persoon die het bericht heeft geplaatst. Dit zijn enkel gegevens die de gebruiker openbaar heeft gezet of heeft verstuurd in een privé bericht aan de klant.

Hierbij kan gedacht worden aan een (profiel)naam, geslacht, aantal volgers, profielbeschrijving, profielfoto, woonplaats, aantal gevoerde conversaties tussen de klant en gebruiker, en andere informatie die de gebruiker zelf (openbaar) deelt door middel van berichten op social media of blogs. Daarnaast kunnen bijlagen die zijn toegevoegd aan een privé bericht dat is gericht aan de klant, ook verzameld worden. Denk hierbij aan toegevoegde afbeeldingen in een bericht. Dit kunnen bijzondere persoonsgegevens zijn.

Dit betekent niet dat alle voorgenoemde informatie standaard over jou wordt verzameld. Welke informatie wordt verzameld, is afhankelijk van de informatie die op dat moment openbaar staat en beschikbaar is.

Om te waarborgen dat er geen verouderde gegevens worden verwerkt, is de data die wordt verzameld op het moment van verzameling niet ouder dan drie dagen. Data ouder dan drie dagen is niet relevant voor de klanten van Tracebuzz. De data wordt eenmalig verzameld, het omvat een moment opname en er wordt verwezen naar de originele vindplaats en bijbehorende datums en tijden. De data wordt alleen getoond bij het specifieke bericht van dat moment. Tracebuzz heeft geen mogelijkheid om alle eerder gevonden berichten te valideren of die berichten nog steeds online beschikbaar zijn. Op verzoek van de klant of de betrokkene (zie ook het kopje ‘Rechten van betrokkenen’) zal Tracebuzz incorrecte of niet wenselijke data wel verwijderen. Deze data wordt vervolgens, namens haar klanten, 1,5 jaar opgeslagen in het systeem van Tracebuzz, zodat de klant deze data kan gebruiken om haar dienstverlening te verbeteren. De data wordt vervolgens geanonimiseerd of uit het systeem verwijderd, tenzij de klant deze persoonsgegevens langer nodig heeft.

Doeleinden verwerking persoonsgegevens

De verzamelde data wordt door Tracebuzz voor haar klanten verzameld zodat zij op een effectieve en correcte wijze hun producten en diensten kunnen leveren aan hun eigen klanten. De data wordt verzameld voor de volgende doeleinden:

  • het uitvoeren van data-analyses van berichten afkomstig van de openbare bronnen;
  • het verbeteren van de dienstverlening en het oplossen van mogelijke klachten door onze klanten;
  • onze klanten te kunnen voorzien van een product om klantcontact uit te oefenen.

Bewaartermijnen

Tracebuzz bewaart, in opdracht van haar klanten, persoonsgegevens niet langer dan 1,5 jaar, tenzij het voor de klant noodzakelijk is om de gegevens langer te bewaren. Aan het einde van deze periode worden de persoonsgegevens geanonimiseerd of verwijderd, tenzij anders is overeengekomen met de klant.

Verstrekking van persoonsgegevens

Voor het verwerken van persoonsgegevens kan Tracebuzz gebruik maken van andere dienstverleners. Deze dienstverleners zullen optreden als (sub)verwerker en de persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Tracebuzz verwerken. Met deze (sub)verwerkers sluit Tracebuzz een verwerkersovereenkomst, waarin de verantwoordelijkheden die Tracebuzz heeft aan de (sub)verwerker worden opgelegd.

Beveiliging

Tracebuzz heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Dit gebeurt ook om de toegang tot de persoonsgegevens door onbevoegden te voorkomen. Tracebuzz doet dat onder andere door:

    Contracteren van partijen die gecertificeerd zijn voor persoonsgegevens beveiliging;

    Opstellen, onderhouden, controleren en naleven van procedures;

    Digitale als Fysieke toegangsbeveiliging;

    Data encryptie;

    Scheiden van digitale en fysieke omgevingen en data;

    Interne en externe audits.

Deze beveiligingsmaatregelen worden regelmatig getoetst op kwetsbaarheden door een professionele derde en worden indien nodig aangevuld of verscherpt.

Rechten van betrokkenen

Tracebuzz heeft de rol van verwerker in deze gegevensverwerking. Tracebuzz biedt echter wel de mogelijkheid om bij haar een verzoek in te dienen om jouw rechten uit te laten voeren. Tracebuzz overlegt dit verzoek vervolgens met haar klanten om te inventariseren welke klanten gegevens van jou verwerken. Wil je inzage hebben in jouw gegevens en/of jouw gegevens verplaatsen, wijzigen of verplaatsen? Dan kan Tracebuzz in overleg met haar klanten jouw gegevens uit het systeem verwijderen, wijzigen of verplaatsen. Hiervoor kun je een verzoek indienen door een e-mail te sturen, of door telefonisch contact op te nemen. De contactgegevens van Tracebuzz zijn onderaan de pagina opgenomen.

Wijzigen van de privacyverklaring

Tracebuzz behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Het verdient dan ook aanbeveling om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat je van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij je ook graag verder als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen onze verwerkingen van jouw persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Mocht je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen en/of opmerkingen hebben dan kun je contact met ons opnemen via de contactpagina.

Wij adviseren ook onze algemene voorwaarden te lezen.